Enamasti on ettevõtete eesmärgid seatud kalendriaastaks ja tehtud pingutus saab aasta lõpus kompenseeritud – preemiad, parimate kolleegide ja meeskondade valimised ning sellega seotud autasude üleandmine.
Olgem ausad, oled sa artist või tubli backoffice-i tegija, laval aplausi saatel oma autasu kättesaamine on ikka kuratlikult mõnus ja uhke tunne, saatmas kolleegide tunnustus ja pisut kadedad pilgud.
Võin kihla vedada, et jõulukuul pöörduti sinu poole ikka ja jälle küsimusega, kuidas sel aastal teie organisatsioonis otsad kokku sõlmitakse – enamasti on seda harjutud tegema peoga, mis on enamat kui klaaside kokku löömine ning hõrgutavate kulinaarsete elamuste nautimine. Mis on lahendus, kui vähem- ja enamtuntud piiravate tegurite tõttu enam vanamoodi ei saa? Üks võimalus on aastalõpusündmus korraldamata jätta… või siis ikkagi korraldada? Jälle mingi virtuaalvärk – ei ole vaja!
Juba viimased 9 kuud räägitakse üha rohkem uuest (tegelikult siiski aastaid vanast) sündmuste tüübist, mida rakendada juhul, kui sul ei ole võimalik kõiki külalisi kutsuda füüsiliselt kohale, olgu siis tegemist geograafiliste, meditsiiniliste, majanduslike või muude piirangutega.
Saame tuttavaks – hübriidsündmus!
Mis see siis täpselt on ja kuidas seda teha?
Sõna Hübriid tuleb ladinakeelsest sõnast hybrida 'segavereline'; ka ristand, ristsugutis. Järelikult räägime me mingist tuletisest, sealjuures pole hübriid mitte eesmärk, vaid vahend. Eesti keelest me tunneme sõnu hübriidauto, -kaamera, -sort jne. Hübriidsündmus on sõna, mis alles otsib oma õiget eestikeelset tähendust.
Kujunda ruum – nii füüsiline kui virtuaalne
Hübriidsündmuse puhul on kaasatud külalised nii sündmuse füüsilises toimumiskohas kui virtuaalse voogesituse platvormi vahendusel.
Hübriidsündmusel kombineeritakse esinejad ja külalised kahest allikast – füüsilisest ning virtuaalsest ruumist. Sealjuures võivad ettekanded ja intervjuud olla esitatud samaaegselt nii füüsiliselt saalis paiknevate kui virtuaalkeskkonnas osalevate külaliste poolt. Täiesti tavaline võib olla arutelu, kus osalevad kaks inimest stuudios ning kolm inimest läbi virtuaalse platvormi maailma eri nurkadest.
Hübriidsündmuse korraldamiseks vajame me füüsilist ruumi ehk stuudiot – kas siis spetsiaalset telestuudiot või näiteks kontoriruumidesse püsitatud ajutist stuudiolahendust. Viimaseks võib olla ka koosolekuteruum, kuhu on toodud kohale heli- ja valgustehnika ning teleülekandeks vajalik võtterühm. Teine oluline sammas, millele hübriidsündmus toetub, on virtuaalne voogesitusplatvorm. Siit leiad mõned nimed – Hopin, Swapcard, Cvent, Worksup ja paljud teised. Kasuta otsinguks sõnaühendit hybrid event platform ja internetiavarus pakub sulle ohtralt lahendusi.
Enne sündmust veendu, et su tehniline tiim on tasemel. Korralik elektriühendus ning tugev internet on sinu hübriidsündmuse vundament. Veendu, et video, heli, piltide ja videote voogedastusteenus töötab laitmatult ning esinejad on valmis kaamera ees rääkima.
Ühelt poolt annad sa külalistele edasi sama sisu, kuid sa esitad seda füüsilisele ja virtuaalsele vaatajaskonnale erinevalt. Pea meeles, et külalise tähelepanu hoidmine on arvutiekraani ees palju keerulisem kui kohapeal viibija puhul.
Eduka hübriidsündmuse loomine nõuab palju tööd ja eeskätt peaksid mõtlema endast kui selle ürituse programmi kujundajast ja produtsendist. Sinu ülesandeks on luua päevakava, mis sobib nii füüsilistele kui ka virtuaalsetele osalejatele ja ühtlasi kujundada kaasahaarav programm.
Maandumisleht kui visiitkaart
Nagu kontsert ei saa hakkama ilma plakatita, ei saa su hübriidsündmus hakkama ilma korraliku informatiivse veebileheta. Sündmuse veebileht (maandumisleht) on su sündmuse visiitkaart. Anna oma külalistele sisukas ja selgelt arusaadav ülevaade programmist. Loo külalistele valik, kas osaleda füüsiliselt või virtuaalselt. Pea meeles, et sinu hübriidsündmuse registreerimisprotsess peab olema sama sujuv kui sündmuse korral, kus kõik külalised osalevad füüsiliselt.
Kaasav sisu
Nagu iga sündmuse puhul, on sisu ülima tähtsusega. Sealjuures mõtle läbi teemad, esinejate valik ja virtuaalkeskkonna võimalused neid integreerida.
Veendu, et sisu oleks asjakohane nii füüsilistele kui ka virtuaalsetele osalejatele ning kavanda ühiseid tegevusi, mis liidavad mõlemaid gruppe. Vii oma virtuaalsed ja kohapealsed külalised kokku selliste tööriistadega nagu küsitlused ja mängud. Julgusta seansi ajal mõlemat vaatajaskonda küsimusi esitama ja küsitluste teemadele vastama, nii tunnevad mõlemad osapooled, et nad on kaasatud.
Ühtekuuluvustunne
Olgu see moderaator või esineja lavalt, oluline on, et keegi pöördub kogu päeva otse ka virtuaalsete külaliste poole. See paneb arvutikuvarilt sündmust jälgivad külalised tundma end kaasatuna. Füüsilistel osalejatel on eelis, sest nad tajuvad ühist võbe, saavad tekitada spontaanseid vestlusi, arutelusid ning luua kontakte ja pidada kirglikke vaidlusi.
Kui kaua sinu sündmuse ettekanded kestavad?
Tund aega? 15 minutit? Arvestades, et sinu sündmusel on nii füüsiline kui virtuaalne publik, siis peaksid ettekanded olema piisavalt pikad, et kogu edastamist vajav sisu jõuaks külalisteni. Samas peaksid need olema ka piisavalt lühikesed, et virtuaalsed osalejad püsiksid keskendunud ja „kaasas“. Üks lahendus on pakkuda virtuaalsetele osalejatele vähem otseülekandeid. Selle asemel paku rohkem tellitavat sisu, millele nad saavad vabal ajal juurde pääseda.
Aftercoffee
Olgu ettekanded kuitahes kaasahaaravad ja põnevad, vajavad külalised pause. Loo kohvi- ja lõunapausidest virtuaalne kohtumispaik ja networkinguala. Voogedastuskeskkonnad pakuvad suurepäraseid võimalusi ka üks-ühele kohtumisteks, kaasates külalisi mõlemalt poolt ekraani. Loomaks vahetuid suhteid, korralda virtuaalseid ekskursioone oma kontoris, eeldusel, et oled kutsunud külalisi, kes seda varem väisanud ei ole. Kui osaled hübriidsündmusel oma kodusest miljööst, kaalu näiteks võimalust üks kohvipausidest oma elutoas võõrustada.
Su töötajad on eri riikides ning ajavööndites?
Üheks hübriidsündmuse unikaalseks küljeks on võimalus kaasa nii palju publikut, kui on osaleda soovijaid. Sündmusest osasaamist ei takista ei aeg, ruum ega muud ootamatud piirangud. Ajas ja ruumis rändamise teevad võimalikuks ettekannete salvestused, mida külalised saavad nautida ka hiljem, endale sobival hetkel ja kohas. Hübriidsündmus võimaldab sündmusest osa saada ka neil inimestel, kes muidu ei oleks saanud tervisemurede või reisipiirangute tõttu osaleda.
Hübriidsündmusega saad aidata edendada oma ettevõtte keskkonnateadlikku lähenemist. Mida laiahaardelisem ja rahvusvahelisem on sinu planeeritud hübriidsündmus, seda enam mängib rolli vähenenud ökoloogiline jalajälg.
Väheneb osavõtjate reisimine, vähem on ära visatud sööke-jooke ning väiksem transpordikulu näiteks renditehnikale.
Tagasiside sündmusele
Sinu sündmusejärgsed toimingud on sama olulised kui see, mida sa sündmuse ajal teed. Ürituse korraldamine jääb poolikuks, kui sa ei hangi sealt teadmisi, seda nii osaleja kui korraldaja poolt vaadatuna. Saada kindlasti üritusejärgne küsitlus, et saada ülevaade sellest, milline sisu inimesi kõnetas ja mis mitte, oluline siin eristada füüsilisi ja virtuaalseid osalejaid ning ettekandeid.
Quo vadis, hübriidsündmus?
Läinud aasta oli kõike muud kui ettearvatav. Teisalt andis see kogemus ohtralt võimalusi õppida. Üks olulisemaid omandatud õppetunde on valmisolek ootamatusteks.
Virtuaal- ja hübriidsündmused on tulnud, et jääda. Füüsilised sündmused ei lähe kunagi moest, kuid varuplaani koostamine loob hingerahu.