Seda päeva oli kaua oodatud. Kui Mari sillerdavast merest pimestatuna üht silma kissi pigistades lõbusõidulaevale astus, mütsus juba meeleolukas muusika ning pillavalt külluslik laud oli kaetud rõõmsates värvides lipuvanikute alla. Just nii algas jutustus ühe ettevõtte suvepeost, millest hiljem veel kaua räägiti.
Mida raskem on töörindel, seda olulisemad on alati olnud ühised üritused - koosviibimised, kus küünarnukitunnet kogedes nentida, et koos saame hakkama. Neid on oodatud pikisilmi, olgu see siis ühine seilamine Läänemeres, meeleolukas rabamatk või kauaoodatud firma suvepäev.
2020. aasta on kaardid totaalselt segamini löönud ja mitte ainult siin kaunil Eestimaal.
Euroopas 2600 kontsertasutust ja sündmuste korraldajat koondav katusorganisatsioon Live DMA hindab Covid-19 pandeemia põhjustatud muusikatööstuse 2020. aasta saamata jäänud tuluks 1,2 miljardit eurot.
Peatselt saabuv uus aasta ei paku siinjuures häid lahendusi, endiselt on küsimus, kuidas edasi?
Kas pidu on surnud?
Kas on tegemist introvertide „kuldajastu“ algusega ja omaette olemise võiduga? Ekstravert võib ju ka koduses miljöös hübriidpeo raames teleka ees peo püsti panna ja möllata hommikuni.
Kas suure rahvahulgaga sündmused toimuvad Eestis nüüdsest vaid vabas õhus ning juunist augustini?
Lootuses, et saabuv uus aasta pakub siiski võimaluse koos meeleolukalt aega veeta, on kõigi nende väljakutsete kiuste paslik meenutada, kuidas planeerida sündmust, mis nii pea kellelgi ei unune. Võib kindel olla, et endiselt peavad kõik külalised lugu hästi korraldatud firmasündmustest, eriti siis, kui neid jagatakse vaid näpuotsaga.
Ära proovi oma sündmust üksi korraldada
Su kolleegide seas on kindlasti keegi, kellele meeldib eduka pingutuse sooritusest saadud eustress. Võta ta kampa. Protsesse ette planeerida on võimalik ka üksi, kuid sündmuse päeval logistikat ning protsesse juhtides võib sul keset päeva tekkida soov end kloonida, sest sa tunned vajadust olla korraga kolmes kohas.
On ka alternatiivne võimalus – võta sündmuse korraldamiseks keegi väljastpoolt ettevõtet. See võib olla sündmuste agentuur või keegi võimekas õhtujuht-peokorraldaja ja nii on ka sinul võimalik pidutseda. Ise korraldades arvesta kuni 16-tunnise tööpäevaga, sest sina oled peo koordinaatorina esimesena kohal ning paraku ka viimane, kes kustutab tule. Suvepäevi korraldades võid avastada end nautimas kaunist päikesetõusu enne, kui magus uni sinu üle võimust võtab.
Kas teha asju õigesti või teha õigeid asju?
Ehk meenub sulle pagari ja korstnapühkija lugu? Võta enda peale valdkond, milles tunned end tugevalt – kui armastad kokkamist ja tahad kaaslasi üllatada, võid ise tordi teha või hea ilutunnetuse korral peopaiga kaunistada. Ent sündmused on täis tegevusi, kus tuleb hilisema pettumuse vältimiseks küsida kindlasti professionalset tuge. Mulle meenub siinkohal üks jaanipidu. Bänd oli vägev ja muusika kostis hästi, ent hämardudes polnud esinejaid sisuliselt nähagi. Nähtavasti ei tulnud korraldaja selle peale, et esinejad peaks olema ka välja valgustatud.
Elektrist algab kõik
Kui sa just ei plaani anda end täielikult looduse meelevalda, siis oluline on kontrollida peopaiga elektrivõimekust - 16A, 32A, 63A? Elektrivarustatuse kohta küsi kindlasti peopaigast, sest võimalik, et pead hankima lisageneraatori, toitmaks ära kogu tehnilist arsenali. Kui on karta voolukõikumisi, tuleb hankida hoopis vooluinverteri ehk -stabilisaatoriga generaator, mis tagab ühtlase voolu ja ei hoiab ära voolukõikumisest tekkida võivad kahjud, mis võivad ulatuda tuhandetesse eurodesse.
Kaua tehtud kaunikene
Teadis ju vanarahvaski, et rege rauta suvel, vankrit talvel ning tark personalijuht alustab suvepäevade planeerimist juba nüüd.
Pane kuupäev pikalt ette paika. Koos kuupäevaga broneeri ka peopaik. Arvesta, et on olemas nö „kuumad kuupäevad“, millal sinu sündmus konkureerib paljude muude poppide üritustega – suviti nädalavahetused või jõulukuul neljapäevad-reeded-laupäevad. Ka siin maailmas dikteerib turg hinna. Mõistlik on mõelda siin raamist välja ja korraldada oma pidu näiteks nädala sees (mis on ka üha suurenev trend) või pidada firma jõulupidu hoopis jaanuaris.
Sündmuse planeerimine kui tarneahela juhtimine
Selgelt läbimõeldud sündmuse ajakava on kui hästikaardistatud merepõhi, kus oskad karisid ette näha ja neist oskuslikult mööda purjetada.
Mida rohkem erinevaid komponente (loe: teenused ja inimesed) sa pead ühtseks tervikuks kokku siduma, seda selgem ja detailsem peab olema sündmuse korraldusmeeskonna kommunikatsioon.
Hulga lihtsam ja ka odavam on põhjalik eeltöö nii külastajate kui teenusepakkujatega. Kui tekib kahtlus mingites etappides, julge tuua see lauale ning läbi analüüsida – nii säästad nii mõnedki ajurakud ja pälvid meeskonnaliikmete heakskiidu.
Selgelt läbikaalutud ajakava puudumine võib tuua sulle ootamatuid lisakulusid ükskõik, millise teenusepakkuja juures, sealjuures meenutab sinu töö sümbioosi „imemehest“ McGyverist ja suhtekorralduseksperdist.
Turvalisus
Hädad ei käi mööda kive ja kände, vaid mööda inimesi. Kui piisab arusaamisest, et tegijal ikka juhtub, siis on sul läinud hästi. Mida suurema sündmusega tegemist, seda enam vajab läbimõtlemist ja kujundamist sündmuse turvaplaan. See on koht, kus tuleb kaasata professionaalne turvaettevõte, kes kaardistab sündmusega seotud ohud ning tagavad esmaabi ning vajadusel jõustruktuuride sekkumise.
„Tühi kott ei seisa püsti“
Purk leiget õlut mätta peal või maitsemeeli hellitav Crème brûlée nooblis restoranis – tunne oma inimesi, kellele sa pidu teed.
Kui kahtled valikutes, siis tee küsitlus ja paku näiteks välja kolm varianti. See annab sulle hea suuna lõpliku otsuse langetamiseks. Olgugi, et öeldakse, et maitse üle vaielda, väidan vastupidist… ja kuidas veel vaieldakse, eriti kui tegemist on toitlustuse valimisega. Kui palju kulutada? Mida süüa? Kas veganitele ka midagi on? Tihtipeale on reaalsus, et hea (loe: sobiv ja oodatud) toit on hea pidu.
„Tsirkus alati jääb…“,
...kostub raadiotest Heli Läätse kaunis hääl juba viimased pea viiskümmend aastat. Heal peol on alati oodatud ägedad artistid, aga keda võtta? Valik on meeletu ja siin on ka võimalusi õnnestumisteks ja ebaõnnestumisteks kuhjaga. Taaskord mõtle läbi, kes on su inimesed. Pole mõtet bravuurikat rahvabändi kutsuda esinema jazzisõpradele ja vastupidi. Igal potil on oma kaas.
Ma ütleks, et ei ole olemas head ega halba artisti, kõigile on oma publik, aga oskus on nad mõlemad õigel ajal õige kohas kokku viia.
Kas leida artistid läbi vahendajate, kes sellega päevast päeva tegelevad või otsida ise läbi näoraamatu, Youtube-i, live-esinemise kogemuse või võttes kõne sõbrale? Siin on selge paralleel inimeste värbamisega – kui usaldad professionaalne, telli neilt. Kui soovid oma enda aega sellesse panustada ja usud, et suudad edukalt tuvastada oma üritusele sobivaima, leia artistid omal käel.
„Raha võim on igavene!“
Kes meist ei tahaks firmapidu maailma parimas kohas, maailma parima söögi-joogi ning maailma parimate esinejatega? Kõik on võimalik! Küsimus on ainult rahas.
Kui su eelarve on mingil moel piiratud, siis tasub vaadata otsa oma kolleegidele ja küsida, mida nad väärtustavad, samuti mõelda, milliseid väärtusi rõhutab ettevõte või organisatsioon. See annab sulle raamistiku, mille piires tegutseda. Näiteks A-klassi staaride hinnad on kordades kõrgemad, kui vähetuntud muusikutel. Sinu valik on, kas hüpata lava ees, karjudes kaasa „Vaas-tuu-paan-da-ma-tuu“ või nautida evergreen-tantsuhitte vähetuntud, ent sellegi poolest professionaalse peobändi saatel.
Tühi kõht ja janune kurk keset pidu näitavad kehva planeerimist ja seda tuleb iga hinna eest vältida. Pigem sööda inimestel kõht täis ja vali eelarvele sobiv esineja. Näiteks DJ võib olla soodsam kui bänd.
Kas siis ikkagi pidu tuleb?
Jaa, pidu tuleb, varem või hiljem. Ta tuleb kogu oma hiilguses!
Tarmo Sillaots
Professionaalne muusik ja sündmuste produtsent
Artikkel ilmus originaalis ajakirjas "Personali Praktik"detsembri numbris 2020.a.
